Nghị định 254 hiện đang là từ khóa được nhiều doanh nghiệp, kế toán và hộ kinh doanh tra cứu, bởi con số này gắn với hai văn bản pháp luật khác nhau nhưng đều quan trọng: Nghị định 254/2026/NĐ-CP về hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử và Nghị định 254/2025/NĐ-CP về quyết toán vốn đầu tư công. Bài viết dưới đây tổng hợp những điểm mới đáng chú ý nhất, đồng thời hướng dẫn cách tra cứu điều khoản nhanh và áp dụng vào thực tế.

Nghị định 254 gồm những văn bản nào?

Khi nhắc đến Nghị định 254, người đọc cần phân biệt rõ hai mốc thời gian ban hành. Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định chi tiết về hóa đơn điện tử và chứng từ điện tử, chính thức có hiệu lực từ ngày 01/07/2026. Đây là văn bản được đề cập chủ yếu trong bài viết vì phạm vi ảnh hưởng rộng, tác động trực tiếp đến gần như mọi tổ chức, doanh nghiệp và hộ kinh doanh đang hoạt động.

Nghị định 254/2025/NĐ-CP thuộc lĩnh vực hoàn toàn khác, quy định về quản lý, thanh toán và quyết toán vốn đầu tư công, có hiệu lực từ ngày 26/09/2025. Vì trùng số hiệu nên nhiều người tìm kiếm dễ nhầm lẫn hai nghị định này, bài viết dành riêng phần ngắn gọn dưới đây để làm rõ, giúp bạn tra cứu đúng văn bản mình cần và đang áp dụng hiện hành.

Đọc thêm: Cập nhật quy định thuế mới 2025–2026 & chiến lược thích ứng

So sánh Nghị định 254/2026/NĐ-CP với quy định cũ

Có thể thấy Nghị định 254/2026/NĐ-CP không chỉ sửa đổi các quy định về hóa đơn mà còn đánh dấu sự chuyển đổi từ mô hình quản lý dựa trên hồ sơ sang quản lý bằng dữ liệu điện tử. Các thay đổi như bắt buộc hóa đơn điện tử đối với hộ kinh doanh có doanh thu trên 1 tỷ đồng, chấm dứt sử dụng hóa đơn giấy, mở rộng chia sẻ dữ liệu liên ngành và khuyến khích người tiêu dùng giám sát đều cho thấy xu hướng tăng cường minh bạch, tự động hóa và nâng cao hiệu quả quản lý thuế trong giai đoạn mới.

Tham khảo thêm: Cập nhật chính sách hóa đơn kế toán kiểm toán mới nhất

Phân loại hóa đơn điện tử và cách tra cứu điều khoản

Nghị định 254 chia hóa đơn điện tử thành nhiều nhóm để phù hợp với đặc thù từng ngành nghề. Ngoài hóa đơn giá trị gia tăng và hóa đơn bán hàng quen thuộc, văn bản còn bổ sung hóa đơn thương mại điện tử dành cho hoạt động xuất khẩu đáp ứng điều kiện truyền dữ liệu điện tử, cùng với hóa đơn bán tài sản công, hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia và các loại tem, vé, thẻ điện tử. Bên cạnh hóa đơn, một số chứng từ như phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ hay phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý cũng được quản lý theo cơ chế tương tự, thể hiện rõ quy định mới về chứng từ điện tử theo hướng thống nhất hóa toàn bộ hệ sinh thái giấy tờ liên quan đến giao dịch hàng hóa.

Không phải mọi trường hợp đều bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử. Hộ kinh doanh cho thuê bất động sản, đơn vị cung cấp nội dung số cho khách hàng nước ngoài, hay đại lý xổ số và bảo hiểm đã được khấu trừ thuế tại nguồn thuộc diện được miễn trừ. Khi tra cứu Nghị định 254, doanh nghiệp nên xác định rõ mình thuộc nhóm nào để áp dụng đúng quy định.

Xem thêm: Thông tư 91/2026/TT-BTC: Hướng dẫn tra cứu và áp dụng hóa đơn điện tử mới nhất

Thời điểm lập hóa đơn điện tử chuẩn theo Nghị định 254

Nguyên tắc chung mà Nghị định 254 đặt ra là hóa đơn phải được lập tại thời điểm chuyển giao quyền sở hữu, quyền sử dụng hàng hóa hoặc khi hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, không phụ thuộc vào việc đã thu tiền hay chưa. Tuy nhiên, thời điểm lập hóa đơn theo Nghị định 254 lại có nhiều biến thể theo từng ngành nghề cụ thể mà người làm kế toán cần nắm rõ.

Đối với hoạt động bán lẻ xăng dầu, hóa đơn phải được lập ngay khi kết thúc từng lần bán, còn dịch vụ taxi thì lập vào thời điểm kết thúc chuyến đi. Cơ sở y tế được phép tổng hợp lập hóa đơn vào cuối ngày nếu khách hàng không yêu cầu lấy ngay, nhưng vẫn phải xuất hóa đơn tức thời khi có yêu cầu. Với lĩnh vực xây dựng, lắp đặt, thời điểm lập hóa đơn gắn liền với thời điểm nghiệm thu, bàn giao khối lượng công việc hoàn thành.

Những dịch vụ hoạt động về đêm mà chưa có phần mềm xuất hóa đơn tự động được lùi thời hạn lập hóa đơn đến chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo. Riêng các dịch vụ có tính chất đối soát dữ liệu định kỳ như viễn thông, điện, nước, thời hạn lập hóa đơn chậm nhất là ngày 07 của tháng sau, hoặc không quá hai tháng tùy lĩnh vực. Nắm được những mốc này sẽ giúp kế toán tránh sai sót khi thực hiện hóa đơn điện tử 2026.

Tham khảo thêm: Điểm mới Nghị định 144/2026/NĐ-CP về thuế GTGT

Hướng dẫn áp dụng thực tế cho doanh nghiệp và hộ kinh doanh

Về thủ tục, doanh nghiệp đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thông qua Hệ thống thông tin quản lý thuế hoặc qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử được cấp phép. Mọi thay đổi thông tin đăng ký sau này cũng thực hiện trực tuyến qua cùng cổng điện tử, giúp giảm thời gian xử lý so với thủ tục giấy tờ trước đây.

Một điểm được nhiều đơn vị bán lẻ quan tâm là hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền không bắt buộc phải có chữ ký số của người bán. Khoản chi phát sinh từ loại hóa đơn này vẫn được công nhận là hợp pháp khi doanh nghiệp xác định nghĩa vụ thuế, tạo thuận lợi lớn cho các cửa hàng có tần suất giao dịch cao. Bên cạnh đó, để hỗ trợ nhóm nhỏ và vừa, Nghị định 254 quy định doanh nghiệp nhỏ và vừa cùng hộ kinh doanh tại địa bàn khó khăn được miễn phí dịch vụ hóa đơn điện tử trong 12 tháng đầu tiên áp dụng.

Khi phát sinh sự cố kỹ thuật, nếu lỗi xuất phát từ hệ thống của cơ quan thuế, cơ quan thuế sẽ kích hoạt hệ thống dự phòng hoặc ủy quyền cho tổ chức dịch vụ tiếp tục cấp mã hóa đơn. Ngược lại, nếu lỗi thuộc về phía người bán hoặc tổ chức dịch vụ, đơn vị liên quan phải thông báo và khắc phục trong 02 đến 03 ngày làm việc.

Đọc thêm: Quy định mới về cách tính thuế hộ kinh doanh 2026 chi tiết

Lộ trình chuyển tiếp cần lưu ý giai đoạn 2026-2027

Theo Điều 43 Nghị định 254, văn bản này có hiệu lực thi hành từ ngày 01/7/2026, đúng một ngày sau khi được ký ban hành vào 30/6/2026. Cùng thời điểm này, toàn bộ Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Điều 1 Nghị định 41/2022/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi Nghị định 123 đều chính thức hết hiệu lực. Đây là mốc pháp lý quan trọng nhất mà mọi doanh nghiệp cần ghi nhớ khi tra cứu Nghị định 254, vì kể từ ngày này, khung pháp lý cũ về hóa đơn, chứng từ không còn giá trị áp dụng.

Đáng chú ý, Nghị định 254 quy định hai lộ trình xử lý khác nhau cho hai loại chứng từ giấy, chứ không gộp chung vào một mốc thời gian duy nhất. Đối với hóa đơn đặt in do cơ quan thuế phát hành, khoản 3 Điều 44 nêu rõ loại hóa đơn này hết giá trị sử dụng ngay từ ngày 01/7/2026. Cơ quan thuế cũng như các tổ chức kinh tế, tổ chức, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh còn tồn hóa đơn đặt in chưa dùng hết đều phải tiêu hủy ngay theo trình tự, thủ tục do Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định, không có giai đoạn gia hạn sử dụng.

Trong khi đó, biên lai giấy tự in, đặt in theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP được đối xử với thời hạn dài hơn. Loại chứng từ này vẫn được phép tiếp tục sử dụng cho đến hết ngày 31/12/2026, sau đó mới bắt buộc tiêu hủy và chuyển hẳn sang biên lai điện tử kể từ ngày 01/01/2027. Trong suốt giai đoạn chuyển tiếp này, tổ chức sử dụng biên lai giấy phải đồng thời chuẩn bị chuyển đổi sang biên lai điện tử theo đúng định dạng chuẩn dữ liệu mà Nghị định 254 đặt ra, để tránh gián đoạn khi mốc 01/01/2027 đến gần.

Như vậy, doanh nghiệp cần phân biệt rõ hai mốc thời gian: hóa đơn đặt in phải tiêu hủy ngay từ 01/7/2026, còn biên lai giấy phí, lệ phí thì được lùi thêm sáu tháng, đến hết 31/12/2026 mới phải chuyển đổi hoàn toàn. Việc chủ động rà soát lượng chứng từ giấy còn tồn, lên kế hoạch tiêu hủy đúng thủ tục và triển khai phần mềm hóa đơn điện tử tương ứng sẽ giúp đơn vị tránh bị động khi các mốc thời gian trên của Nghị định 254 lần lượt đến gần.

Một số câu hỏi thường gặp về Nghị định 254

1. Nghị định 254/2026/NĐ-CP có thay thế Nghị định 123/2020/NĐ-CP không?
Có. Nghị định 254/2026/NĐ-CP chính thức thay thế toàn bộ Nghị định 123/2020/NĐ-CP và các văn bản sửa đổi liên quan, có hiệu lực từ ngày 01/07/2026.

2. Hộ kinh doanh có doanh thu dưới 1 tỷ đồng có bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử không?
Không. Hiện nay, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh có doanh thu dưới 1 tỷ đồng/năm chưa thuộc diện bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử, tuy nhiên vẫn được khuyến khích chuyển đổi sớm để thuận tiện trong quản lý và kê khai thuế.

3. Mức thưởng khi tố giác hành vi không xuất hóa đơn là bao nhiêu?
Người cung cấp thông tin giúp phát hiện hành vi vi phạm về hóa đơn có thể được thưởng tối đa 10% số tiền xử phạt thu được, nhưng không vượt quá 10 triệu đồng cho mỗi vụ việc theo quy định của Nghị định 254.

4. Khoản tiền đặt cọc có phải xuất hóa đơn ngay khi nhận không?
Không. Theo quy định mới, khoản tiền đặt cọc không phải lập hóa đơn tại thời điểm nhận cọc. Việc xuất hóa đơn sẽ được thực hiện khi phát sinh giao dịch bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ theo quy định.

5. Hóa đơn giấy còn được sử dụng sau ngày 01/07/2026 không?
Không. Kể từ ngày 01/07/2026, hóa đơn đặt in do cơ quan thuế phát hành hết giá trị sử dụng. Doanh nghiệp và hộ kinh doanh thuộc diện áp dụng cần chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định của Nghị định 254/2026/NĐ-CP.

Nghị định 254 mang đến thay đổi toàn diện cho lĩnh vực hóa đơn điện tử kể từ năm 2026, đồng thời cũng là số hiệu của một nghị định khác về quyết toán vốn đầu tư công ban hành năm 2025. Việc phân biệt đúng văn bản, nắm rõ thời điểm lập hóa đơn theo Nghị định 254 và các mốc chuyển tiếp sẽ giúp doanh nghiệp, hộ kinh doanh chủ động tuân thủ, tránh rủi ro về thuế trong giai đoạn chuyển đổi sắp tới.

Xem thêm: Giải pháp CFO thuê ngoài - Giám đốc chiến lược cho doanh nghiệp